Tietosuojakäytännöt

Lapponia Hiihto ry
Puthaanrannantie 18 b 3

99300 MUONIO

Yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme Lapponia-hiihtoon osallistuvilta henkilöiltä. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme osallistujasuhdetta. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Kilpailusihteeri

Lapponia Hiihto ry

Puthaanrannantie 18 b 3

99300 MUONIO

info@lapponiahiihto.fi

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Osallistujarekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin: osallistujatietojen ylläpito, Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. ajanotto), tulospalvelun ylläpito, tulosten, tilastojen sekä osallistujalistausten julkaisu, tietojen välittäminen vakuutusyhtiölle tarvittaessa, sähköinen viestintä, analysointi ja tilastointi, asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen, kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, analysointi ja tilastointi, tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen, sisällöt ja niiden personointi.

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä: yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, seura), demografiatiedot (ikä, sukupuoli ja kansallisuus), mahdolliset luvat ja suostumukset, osallistujasuhdetta koskevat tiedot (laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta, osallistumisvuosien määrä), henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot kerätään osallistujalta itseltään suoraan sähköiseen järjestelmään sähköpostitse, puhelimitse tai internetin lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla esimerkiksi rekisterinkäsittelijän tai kisatoimiston henkilökunnan syöttäminä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Mikäli osallistujan henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, osallistujan henkilötiedot poistetaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa: voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa. Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti yhteystiedoilla varustettuna ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Lapponia Hiihto ry, Tietosuoja, Puthaanrannantie 18 b 3, 99300 Muonio. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista, oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai kieltäytymällä markkinoinnista osallistumislomakkeella ilmoittautumisen yhteydessä ja oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla kirjallisesti yllä olevaan osoitteeseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokantoihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.